Ako triediť, hádzať a ukladať všetky vaše papierové záznamy

Vďaka týmto tipom na organizáciu budete mať doklady, právne dokumenty a účty pod kontrolou.

Autor:Nashia BakerAktualizované 14. júna 2021 Každý produkt, ktorý ponúkame, bol nezávisle vybraný a posúdený našim redakčným tímom. Ak uskutočníte nákup pomocou zahrnutých odkazov, môžeme získať províziu. Reklama Uložiť Viac ružový podnos s kancelárskym vybavením a spotrebným materiálom ružový podnos s kancelárskym vybavením a spotrebným materiálomPoďakovanie: Kana Okada

Pošta a dokumenty, ktoré sú umiestnené v zásuvkách alebo hromadené na hromadách, môžu rýchlo zaplniť pracovný priestor a potlačiť produktivitu. Aj keď je pravdepodobné, že sa zvyšok vášho domu bude udržiavať v poriadku, stavíme sa na to, že organizácii účtov a fotokópií formulárov nevenujete rovnakú pozornosť a myslenie. Aj keď môže byť lákavé odložiť papierovanie, až kým nebudete opäť potrebovať odkaz na každý kus, nemali by ste odložiť triedenie papierových kôp na ďalší rok. Podľa organizačného odborníka je to možné urobiť raz a navždy.

ako čistiť záchodovú dosku

Súvisiace: 19 kancelárskych nápadov na usporiadanie vášho priestoru





Začnite od dverí.

Predtým, ako začnú rôzne dokumenty cestovať po vašom dome, Malaika Lubega - profesionálna organizátorka, dekoratérka interiéru a majiteľka Huza Home Concepts -hneď ako prejdete prednými dverami, môžete zistiť, či ich potrebujete vytriediť, vyhodiť alebo uložiť. „Vytvorenie jednoduchej„ zóny poklesu “ pomáha udržiavať neporiadok v šachu, “hovorí. „Vo svojom vlastnom dome používam to, čo nazývam môj„ med do škatule “; obsahovať, udržiavať a znižovať neporiadok papiera. ““ Lubega ukazuje na svoju vlastnú plastovú prepravku na dokumenty s vekom Made by Design (11 dolárov, target.com ) ako produkt, ktorý môže používať ktokoľvek, pretože pri náhodnom prevrátení nie je neporiadok. „Určím jeden deň v týždni, aby som tento kôš roztriedil, odložil, rozdrobil a recykloval, čo všetko ešte nezostane,“ dodáva.

Vytvorte systém triedenia.

Jedným zo spôsobov, ako pomôcť vášmu procesu triedenia, je vytvorenie registračného systému. To nemusí byť zložité. Lubega v skutočnosti hovorí, že to skutočne pomôže pri sledovaní dokumentov, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, oproti tým, ktoré stačí uložiť. Odporúča vám použiť organizátor kocky, ktorý je priaznivý pre rozpočet, ako napríklad Threshold’s Four-Cube Organizer Shelf ( 50 dolárov, target.com ) spolu s priehradkami na zásobníky časopisov, ako je napríklad Project 62 Metal Magazine Filer ( 13 dolárov, target.com ) a látkové koše, ako napríklad koše na kocky Threshold ( 10 dolárov, target.com ), aby bolo všetko v poriadku. Odtiaľto označte každý zásobník časopisu podľa typu papierovania alebo úrovne priority. Spoločnosť Lubega triedi každú z nich podľa týchto štítkov: účty, úlohy a spisy. Počnúc účtami, hovorí, že ich má zoradiť všetky do svojho samostatného súboru, aby mohla sledovať všetky, ktoré si vyžadujú pozornosť, napríklad účty za energie. Do samostatného koša dajte dokumenty „to do“, ktoré môžu byť čokoľvek, od oznámení HOA a možností refinancovania až po nadchádzajúce školské akcie a ďalšie dokumenty, ktoré nepotrebujú okamžité upozornenie. Potom, čo ste zaplatili akékoľvek účty, dokončili dane za daný rok alebo chcete odložiť nezabudnuteľné projekty od člena rodiny, vložte to všetko do koša „do priečinka“.



Skladujte na dlhú trať.

Okrem systému triedenia môžete pridať aj samostatné priečinky, ktoré vám uľahčia ukladanie a prístup k najdôležitejším dokumentom, ako sú účty za plyn, elektrinu a vodu; papierovanie pre každú z vašich kreditné karty a banky; a súbory týkajúce sa bývania. „V rámci priečinkov objednávajte záznamy chronologicky (od najnovších po najprednejšie),“ poznamenáva Lubega. „Môže vám pomôcť sledovať, ako dlho niečo v priečinku je, a môžete ho po roku iba zozadu vyprázdniť, naskenovať a skartovať.“

je pergamenový papier rovnaký ako voskový papier

Vždy si uchovajte papierové kópie svojich právnych dokladov, ako sú napríklad rodné listy, pasy, majetkové tituly a karty sociálneho zabezpečenia, hovorí. „Tieto môžu byť uložené v trezore v banke alebo v domácom trezore,“ vysvetľuje Lubega. „Ak sú doma, mali by byť uchovávané vo vodotesnom a ohňovzdornom trezore, ktorý je možné ľahko chytiť a vziať v prípade núdze, napríklad pri tornáde, povodni alebo požiari.“ Pretože nahradiť tieto dokumenty môže byť úplne a nákladné, navrhuje investovať do hrudníka, napríklad do vodotesnej truhly Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( 119,98 dolárov, lowes.com ).

Vyhoďte „nevyžiadanú poštu“.

Ak dostanete „nevyžiadanú poštu“, ako sú letáky alebo reklamy, spoločnosť Lubega tvrdí, že tieto sa dajú zvyčajne okamžite recyklovať. „Ak je adresovaný„ súčasnému rezidentovi “, môže to ísť! “ ona povedala. 'Ak je však na ňom vaše meno a adresa, z bezpečnostných dôvodov sa to skartuje.' Ďalšie predmety na recykláciu? Kupóny sú jedným, najmä preto, že mnohé z nich nájdete online.



matka nevesty povinnosti

Choďte do digitálu.

Po uložení dokumentov na určitý čas ich môžete digitalizovať. Asi rok si budete chcieť uchovať zaplatené účty, bankové výpisy, hypotekárne doklady, zatiaľ čo po dobu piatich rokov budete mať poruke lekárske záznamy alebo daňové informácie. Len čo uplynie toto časové obdobie, Lubega hovorí, že ich treba naskenovať a uchovať v digitálnej kópii. „Mnoho mesačných výpisov (ako sú účty, bankové výpisy atď.) Má bezpapierové možnosti, ktoré zákazníkom umožňujú prístup a výpisy v elektronickej podobe,“ hovorí Lubega. „Podobne veľa lekárov“ úrady (vrátane niektorých veterinárnych lekárov) majú portály pre pacientov, ktoré budú bezpečne obsahovať aj lekárske záznamy a vyhlásenia. ““ Pretože k týmto typom výpisov a príjmových dokladov máte prístup online, budete mať doma prehľad aj bez prebytočného papiera.

Profesionálny tip? Odporúča zaznamenávať heslá do knihy, napríklad do osobnej internetovej adresy a denníka hesiel Petra Paupera ( 7,95 dolárov, amazon.com ), pretože existuje veľa priestorov na zaznamenávanie dôverných informácií a vždy sa môžete držať skôr ako zariadenia. „Aj keď takmer všetky služby bez dokumentov v papierovej podobe vám umožnia platiť kreditnou kartou, dvakrát skontrolujte, či sú za platbu kreditom spojené nejaké poplatky, a nie priamy výber z bežného účtu,“ radí. „Druhá možnosť je takmer vždy voľbou zadarmo.“

Pripomienky

Pridať komentárPridajte komentár ako prvý!Reklama